Komplexität im Auslagerungsmanagement – wenn Kategorien zur Belastung werden

Das Auslagerungsmanagement bzw. das Drittparteienrisikomanagement (kurz: DPRM oder EN: TPRM) vieler Finanzinstitute ist in den letzten Jahren zunehmend komplex geworden. Was ursprünglich ein klar strukturierter Prozess zur Steuerung ausgelagerter Leistungen war, hat sich in vielen Organisationen zu einem undurchsichtigen Kategoriendschungel entwickelt.

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Zu viele Schubladen, zu wenig Nutzen

Begriffe wie Auslagerung, Geschäftsprozess-Auslagerung, Personalauslagerung, IT-Auslagerung, IT-Dienstleistung, kritisch, wesentlich, wichtig, Cloud, mit personenbezogenen Daten oder ohne personenbezogene Datenfüllen mittlerweile ganze Excel-Tabellen und interne Richtlinien. Jede Kategorie soll helfen, Risiken gezielter zu steuern und regulatorische Anforderungen – insbesondere aus DORA, MaRisk oder EBA-Leitlinien zur Auslagerung - präziser abzubilden.

In der Praxis führt diese Detailverliebtheit jedoch häufig zum Gegenteil des Gewollten: Statt Transparenz entsteht Unsicherheit, statt Effizienz entstehen Reibungsverluste. Fachbereiche und Kontrollfunktionenverlieren Zeit mit der Einordnung und Dokumentation, anstatt sich auf die eigentliche Risikosteuerung zu konzentrieren.

Komplexität ≠bessere Steuerung

Mehr Kategorien bedeuten nicht automatisch eine bessere Risikosteuerung. Im Gegenteil: Wenn Definitionen nicht eindeutig sind oder Kategorien sich überschneiden, entstehen Interpretationsspielräume und Inkonsistenzen. Auch die Compliance profitiert davon kaum – sie wird eher mit administrativen Aufgaben überlastet, ohne dass das tatsächliche Kontrollniveausteigt.

Gerade in größeren Instituten kann die Vielzahl an Kategorien dazu führen, dass Auslagerungen unterschiedlich bewertet werden, je nachdem, wer sie bearbeitet. Das untergräbt die Vergleichbarkeit und erschwert die konsistente Umsetzung regulatorischer Anforderungen.

Aufsichtliche Regelungen als Treiber der Komplexität

Ein weiterer Treiber dieser Entwicklung sind die immer zahlreicher werdenden aufsichtsrechtlichen Vorgaben.

Neben den bekannten Begriffen aus MaRisk, DORA und EBA-Leitlinien zur Auslagerung kommen neue hinzu – etwa EBA-Guidelines on Sound Third Party Risk Management, die nicht nur Auslagerungen, sondern auch Third-Party-Arrangements (TPA) in den Fokus rückt. Diese können wiederum kritisch/unkritisch sein.

Jede dieser Regelungen verwendet leicht unterschiedliche Begriffe, Definitionen und Bewertungsmaßstäbe. Das zwingt Institute dazu, ihre internen Kategorisierungen und Prozesse mehrfach zu überarbeiten – oft ohne dass der tatsächliche Mehrwert für die Risikosteuerung steigt.

Das Ergebnis: eine wachsende Komplexität in Dokumentation, Klassifizierung und Governance – die in der Praxis häufig zu Frustration und Ressourcenbindung führt.

Was tun?

Die Herausforderung besteht darin, Regelkonformität zu gewährleisten, ohne sich in Detailstrukturen zu verlieren. Dafür braucht es einen pragmatischen Ansatz:

- Konsolidierung der Kategorien: Reduktion auf wenige, klar abgegrenzte Risikoklassen, die regulatorisch abgedeckt und operativ handhabbar sind.

- Harmonisierung der Anforderungen: Ein übergreifendes Framework, das die Anforderungen aus MaRisk, DORA, MaGo und EBA Etc. konsistent abbildet.

- Tool-Unterstützung: Digitale Lösungen, die Klassifizierung, Risikoanalyse und Dokumentation vereinfachen und automatisch regulatorische Bezüge herstellen.

- Fokus auf Risiko statt Formalismus: Weniger Aufwand in der Kategorisierung, mehr Konzentration auf tatsächliche Steuerungsmaßnahmen und Risikoüberwachung.

Fazit

Die zunehmende Komplexität im Auslagerungsmanagement ist teilweise hausgemacht – wird aber ebenso stark durch die Vielzahl regulatorischer Vorgaben befeuert.

Wer es schafft, diese Anforderungen in ein schlankes, risikoorientiertes Modell zu überführen, gewinnt doppelt: höhere Effizienz im Prozess und echte Wirksamkeit in der Steuerung.

Denn am Ende zählt nicht, wie viele Kategorien ein Institut kennt – sondern wie gut es seine Risiken versteht und steuert.

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